خلاصه مدیریتی

دستورالعمل اتاق بازرگانی بین المللی در خصوص نمایندگی ها و واسطه ها (که در این گزارش از آنها تحت عنوان «اشخاص ثالث» یاد می شود)، رهنمودی اختیاری است که بنگاه ها را در زمینه انتخاب و مدیریت ارتباطات کاری راهنمایی می کند. اشخاص ثالث میتوانند به مثابه ضعیف ترین حلقه زنجیر عمل کنند و بنگاه را در به ثمر رساندن سیاست های مبارزه با فساد ناکام گذارند. به همین دلیل، اتاق بازرگانی بین المللی که داعیه دار صیانت از حقوق تجاری کسب وکارها است، با تنظیم این رهنمود اختیاری سعی نموده از منافع اقتصادی بنگاه ها حمایت نماید و آنها را از آسیب های ناشی از اهمال در ارزیابی اشخاص ثالث تا حد امکان مصون نگه دارد.

دستورالعمل حاضر، اختیاری و دارای ماهیت کلی است و می توان آن را ذیل رویه های بازرگانی شایسته دسته بندی نمود. مفاد این دستورالعمل، متناظر با مقررات مبارزه با رشاء و ارتشاء اتاق بازرگانی بین المللی است که برابر با آن، بنگاه ها باید با اتخاذ اقدامات مقتضی از بروز رشاء در تعاملات کاری خود پیشگیری نمایند و بر تمام نمایندگی های خود نظارت کامل را اعمال دارند. این دستورالعمل، ضمن پرداختن به مقررات اتاق بازرگانی بین المللی در ارتباط با اشخاص ثالث (در بخش دستورالعمل)، فرآیند ارزیابی دقیق و موشکافانه اشخاص ثالث را تشریح می کند. نخستین گام جهت آغاز فرآیند ارزیابی و اخذ اطلاعات در خصوص اشخاص ثالث، ارائه درخواست به مرجع ارائه اطلاعات است. خود اشخاص ثالث نیز می توانند منبع تأمین اطلاعات مورد نیاز باشند. بدین ترتیب، بنگاه با تنظیم پرسشنامه ای از اشخاص ثالث می خواهد ضمن تکمیل اطلاعات درخواستی، مستندات و مدارک پشتیبان را ارائه نمایند. مصاحبه حضوری با شخص ثالث یا استفاده از ظرفیت های خود بنگاه، سایر روش های کسب اطلاعات در خصوص اشخاص ثالث را تشکیل می دهند.

بنگاه ها در ارزیابی اشخاص ثالث باید نسبت به نشانه های هشداردهنده که در این دستورالعمل به مثابه چراغ خطر برای بروز رشاء دانسته شده اند حساس باشند. البته، تأثیر این نشانه ها در مراحل مختلف همکاری یکسان نیست و ممکن است با وجود کم خطر بودن نشان های در یک مرحله، مخاطرات آن در سایر مراحل یا در ترکیب با سایر مؤلفه ها جدیتر تلقی گردد. جزئیات این بحث، در بخش تشریح شده است.

پس از احصاء اطلاعات در خصوص اشخاص ثالث موردنظر که سازوکار آن در بخش های 2، 3 و 4 این دستورالعمل تبیین شده است، نوبت به تأیید صحت اطلاعات دریافتی و حصول اطمینان از احراز صلاحیت شخص می رسد. بنگاه ها در این مرحله می توانند از مراجعی که به بازبینی و سنجش صحت اطلاعات اشتغال دارند درخواست نمایند ضمن تضمین صحت اطلاعات، مسؤولیت های بعدی را در ارتباط با هرگونه خطر بروز رشاء بر عهده گیرند. بخش این دستورالعمل به تشریح این موضوع پرداخته است.

پس از اخذ تأییدیه از مراجع ذیصلاح یا کمیته های مستقل و پیش از دریافت هرگونه خدمات از شخص ثالث، لازم است بنگاه ابتدا نسبت به مکتوب نمودن شرایط همکاری با شخص ثالث اقدام نماید. جزئیات تنظیم قرارداد مکتوب و شروط ضروری در قرارداد جهت پیشگیری از بروز فساد در ارتباط با اشخاص ثالث، در بخش دستورالعمل ذکر شده است.

با توجه به نقش اشخاص ثالث در فعالیت به نمایندگی از طرف بنگاه، لازم است علاوه بر اشخاص ثالث، کارکنان و همه افرادی که با این اشخاص تعامل کاری دارند، آگاهی های لازم را در خصوص سیاست های بنگاه در ارتباط با مبارزه با فساد و رشاء داشته باشند. بخش این دستورالعمل، به آگاهی افزایی اشخاص ثالث و آموزش به کارکنان بنگاه در ارتباط با ضرورت پیروی از این سیاست ها اختصاص یافته است.

بخش و دستورالعمل، به موضوع پایش فعالیت های اشخاص ثالث و مستندسازی پرداخت های انجام شده به آنها می پردازد. بنگاه باید فعالیت های شخص ثالث را تحت نظارت داشته باشد، زیرا در صورت بروز هرگونه تخلف در زمینه پرداخت ها از سوی شخص ثالث، بنگاه باید تحت قوانین مبارزه با رشاء پاسخگو باشد. بنگاه همچنین، باید سوابق تمامی پرداخت ها به اشخاص ثالث، ماهیت و دلایل آنها را به صورت مکتوب و مستند ثبت و نگهداری نماید.

نگاه دقیق و ریزکاوانه این دستورالعمل که تمام جزئیات و ظرایف کاری را در ارتباطات بنگاه با نمایندگی ها، واسطه ها و تمامی اشخاص ثالث در نظر گرفته است، آن را به رهنمودی عملیاتی تبدیل می کند که بنگاه ها می توانند با پیروی از آن، خسارات مالی و آسیب های ناشی از فساد را در قراردادهای کاری با اشخاص ثالث به حداقل برسانند.